La obtención de resultados, bien sea negativos o positivos, generalmente depende de procesos de toma de decisiones. Esto aplica en cualquier ámbito, pero sin duda, en el ámbito corporativo y empresarial, es fundamental para poder alcanzar los objetivos propuestos.
Cuando hablamos de la toma de decisiones, hay que tener en cuenta que es un proceso sumamente importante y necesario, el cual puede terminar en resultados beneficiosos para la empresa, pero al mismo tiempo, pueden tener como resultado muy graves consecuencias.
Un proceso tan complejo como este, posee una gran importancia en el entorno empresarial y ningún directivo o gerente es ajeno a esto. Una decisión, podría tener impacto en muchas personas dentro de la organización, por lo que es necesario entrenar la capacidad de tomar decisiones tanto en líderes como en empleados.
A lo largo de la historia, hay cientos de casos de malas decisiones empresariales que les costaron a las compañías grandes sumas de dinero y en otros casos, mala reputación; lo que también puede significar el desprestigio de la empresa y en consecuencia, su quiebre.
Algunos estudios sobre la toma de decisiones en las empresas, indican que entre el 70 y 80 por ciento de los fracasos de las empresas, se deben al error humano y malas decisiones estratégicas.
Todas las empresas se encuentran en un mercado bastante complejo, donde no puede haber espacio para el estancamiento. Las compañías tienen la obligación de mantenerse al mismo nivel de sus competencias y para eso será necesario decisiones no solamente acertadas, sino oportunas.
¿En qué consiste la toma de decisiones?
La toma de decisiones es un proceso donde generalmente se identifica un objetivo e información importante, con base a ciertas alternativas, para luego decidir cuál es el siguiente paso o la estrategia para seguir.
Dentro de una empresa, la toma de decisiones implica que un grupo de personas deban seleccionar opciones que sean compatibles y alineadas para cumplir un propósito o un objetivo específico de la compañía.
Tomar una decisión parece algo simple y sencillo; sin embargo, es un proceso que implica muchas etapas que no se pueden pasar por alto y así eliminar las probabilidades que signifiquen riesgos para la empresa.
Tampoco se trata de tomar una decisión con base a la alternativa más adecuada; se trata también de justificar esa alternativa y comprender realmente por qué se ha elegido ese camino.
Muchas empresas insisten en la capacitación constante de los líderes y gerentes porque generalmente, son ellos en quienes recaen las decisiones más importantes de la empresa. No solamente por un cargo o posición dentro de la empresa, sino también por sus conocimientos en el tema y la experiencia que ha adquirido.
El mercado laboral, las exigencias de los clientes y la constante innovación en cuanto a tecnología, han llevado a las empresas a una toma de decisiones continua para poder adaptarse al cambio; sin embargo, es importante establecer procesos de toma decisiones reduciendo el margen de error y así culminar en la obtención de resultados positivos.
Etapas de la toma de decisiones
No hay una fórmula exacta en los procesos de toma de decisiones; sin embargo, es necesario ir avanzando a través de todas sus etapas o fases para poder tomar la decisión de manera más efectiva.
Todo proceso de toma de decisiones puede variar dependiendo la empresa, sus propósitos y sus objetivos. Es posible encontrar variaciones en las fases de este proceso dependiendo del escenario, teniendo en cuenta que existen decisiones preventivas y hay decisiones que se aplican en momentos de crisis.
Definir e identificar el problema
No habrá una manera de tomar una decisión que le dé solución al problema, si no está claro cuál es el problema. Esta es una premisa para cualquier situación que requiera la toma de decisiones.
Durante esta etapa se identifica la situación y se realiza un proceso de diagnóstico. No es casualidad que la mitad del camino para resolver un problema se alcanza al identificarlo, saber qué tipo de problema es, cuáles son sus consecuencias y quiénes deberían estar involucrados como parte de la solución.
Reunir toda la información y datos necesarios
En la toma de decisiones es importante crear estrategias en base a hechos y no a una corazonada. Para esto, es importante recopilar toda la información posible que pueda generar diferentes variables y alternativas.
Las mejores decisiones están basadas en información, así que es fundamental reunir información de la empresa, como datos históricos o estadísticas, si es necesario. También es muy importante recopilar información por parte del equipo de trabajo, incluyendo fuentes internas y externas dependiendo del escenario.
En esta etapa del proceso de toma de decisiones, también podría implicar la investigación o el research, no solamente de las partes involucradas, sino también agentes externos o expertos en la materia que puedan colaborar con su experiencia y conocimiento.
Identificar todas las alternativas posibles
Luego de tener la cantidad máxima de información posible en las manos, es momento de identificar las posibles alternativas para resolver el problema.
Esto implica analizar detalladamente cada una de ellas, prestar atención a todos sus pros y contras, para luego determinar sus fortalezas y debilidades.
Una manera de encontrar estos datos es comparando las alternativas entre sí para ver de cuáles de ellas podría sacarse el mejor provecho y que el proceso culmine en la obtención de resultados favorables.
Hay herramientas como el FODA o matriz de decisiones, que podrían ser muy útiles al momento de identificar las ventajas y desventajas de cada alternativa planteada.
Es importante no limitar las alternativas, ya que será fundamental contar con más de una, puesto que las partes involucradas podrán tener una necesidad distinta dependiendo del tipo de problema.
Seleccionar una alternativa
Esta es una de las etapas más importantes, ya que, durante esta fase, se selecciona la opción que mejor se adapte a la resolución del problema.
En algunas ocasiones, durante los procesos de toma de decisiones, la solución del problema no está solo en una de las alternativas. Probablemente, las decisiones más efectivas abarcan distintas alternativas o la combinación de varias de ellas.
Parte importante de tomar una decisión efectiva, es no limitarse a una solución, una sola fuente o punto de vista. Muchas veces, aunque sea un entorno empresarial, la creatividad puede jugar un papel importante en este proceso, así que lo ideal es no limitar la imaginación, siempre y cuando se mantenga dentro del marco empresarial y organizacional.
Al momento de seleccionar las alternativas, hay que tener presente que es necesario que contribuyan a la maximización de los procesos, la satisfacción de las expectativas de las partes involucradas y por supuesto, la optimización del proceso.
Implementar un plan de acción
Una vez se haya identificado el problema, se haya recopilado toda la información posible y se haya elegido una alternativa, lo siguiente es poner en marcha un plan de acción que permita llevar a cabo o poner en práctica la decisión estratégica que se ha tomado.
Todo el equipo deberá estar, no solamente informado de la decisión tomada, sino también involucrado en el proceso de ejecución. Las personas en cargos de gerencia y supervisión deberán velar por el avance del plan para validar si la decisión tomada realmente ha sido acertada.
Para ejecutar el plan de acción, es necesario tener presente varios factores y hacerse varias preguntas. Es importante determinar quiénes serán las personas involucradas y cuáles la función de cada una.
Evaluar la decisión tomada y su impacto
Será fundamental evaluar si el problema se ha resuelto, el impacto de la decisión tomada en la empresa y sus trabajadores, y si ha tenido una repercusión positiva o negativa.
De nada servirá la toma de decisiones estratégicas en una empresa y su plan de acción, si no hay una evaluación posterior que determine la eficacia de este proceso.
Hay muchos procesos y estrategias de control que se pueden aplicar para poder valorar el resultado obtenido. Gracias a la evaluación de la obtención de resultados, se podrá comprobar realmente si la solución aplicada con base a la toma de decisiones fue efectiva y si no, tomar las medidas necesarias para poder corregir errores y mejorar el plan de acción.
Muchos de los problemas a nivel empresarial necesitan soluciones urgentes, entre más rápido se haga el proceso de evaluación y análisis de los resultados, más tiempo habrá para corregir algún error y tomar una decisión a tiempo.
Es importante crear un informe de obtención de resultados, que pueda evidenciar si fueron los esperados, o si, por el contrario, no fueron satisfactorios. Esto servirá también como un antecedente que podría evitar que el problema principal pueda repetirse nuevamente y en caso de que ocurra, tener una referencia de lo qué se puede hacer para resolverlo con base a experiencias previas documentadas.
La tecnología en la toma de decisiones empresariales
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En cuanto a toma de decisiones se refiere, muchos de los problemas a nivel empresarial se deben a errores humanos. Esto se da sobre todo en la etapa de recopilación de datos e información.
Para tomar una decisión eficiente, hay que recurrir a la información; un proceso donde no solo es importante la cantidad de información obtenida, sino el almacenamiento, procesamiento y transformación de todos esos datos.
En este proceso será necesario procesar una gran cantidad de datos que en la forma tradicional podría llevar mucho más tiempo y energía. Es por esta razón, que las empresas han recurrido a softwares de gestión y herramientas digitales, que pueden hacer estas tareas de manera mucho más rápida y eficiente.
Muchas empresas han sabido aprovechar la transformación digital para poder tomar decisiones empresariales. Las compañías se están apoyando en softwares de gestión y datos que contribuyen a estos procesos y que hoy en día son imprescindibles conocer y manejar, sin importar de qué industria o sector empresarial se trate.
Las herramientas digitales no solo hacen que los procesos sean más rápidos, sino que también alivian la carga de trabajo para el equipo y reduce las probabilidades de errores humanos que tanto perjudican a algunas compañías.
¿Qué se debe evitar en los procesos de toma de decisiones?
Tomar una mala decisión, o un conjunto de malas decisiones, podría implicar un coste económico importante para la empresa, pérdida de clientes, la cancelación de un proyecto importante y un sinfín de cosas más.
Hay varias cosas que se deben evitar para minimizar las probabilidades de tomar decisiones inadecuadas. Es importante evitar la precipitación
Hay muchos escenarios críticos en las empresas donde hay que tomar una decisión rápida para solucionar un problema.
Sin embargo, hay muchas decisiones que se toman precipitadamente por exceso de trabajo, o por no tomarse el tiempo necesario para evaluar las consecuencias. Generalmente, la prisa contribuye a tomar decisiones inadecuadas que resultan en la obtención de resultados no favorables.
Criterios limitados y estrechos
Uno de los factores que inciden la toma de decisiones equivocadas, es la incapacidad de valorar otras opiniones, puntos de vista y alternativas. Parte importante del liderazgo, es escuchar al equipo de trabajo y todas las posibilidades del panorama, para poder tener una visión mucho más amplia y menos estrecha de la situación.
Aunque la toma de decisiones generalmente queda en mano de los líderes de la empresa, parte de ese liderazgo, es evitar las alternativas planteadas con base a intereses individuales y consultar muchas fuentes, incluyendo la de los subalternos.
Influencia de las emociones
El mercado laboral actualmente es altamente competitivo y se viven escenarios de mucho estrés. Las grandes cargas de trabajo hacen que muchas veces sea el agotamiento o el cansancio lo que influyen negativamente en la toma de decisiones.
Estas emociones pueden influir directamente en una decisión que, a la larga, puede traer lamentables consecuencias. Por esto es necesario crear un ambiente de trabajo sano y saludable, en el que tanto los líderes, como el resto del equipo del trabajo, trabajen en la armonía necesaria para poder tomar decisiones importantes.
Exceso de confianza en decisiones anteriores
Las empresas deben estar constantemente adaptándose a los cambios del mercado, sin importar el sector, el área o la industria en la que se desenvuelven.
Esto quiere decir, que probablemente la decisión que se haya tomado ante una situación hace un mes, ya no sea la ideal hoy, incluso si se trata del mismo problema.
Por esta razón, es importante evitar confiarse de decisiones tomadas en el pasado y planes de acción anteriormente ejecutados, incluso si fueron obtenidos resultados satisfactorios. Es necesario replantearse nuevamente esas alternativas, para ver si realmente son adaptables al escenario actual.
Todos los rasgos mencionados en este artículo deben ser considerados en la toma de decisiones de una empresa, siempre y cuando se adapten al tipo de empresa, problema o escenario.
Detrás del éxito de una compañía, de cualquier tipo, siempre está la toma de buenas decisiones. Aunque parte de tomar una decisión empresarial se basa en la experiencia y muchas veces la intuición, son el conocimiento y la información los dos factores más importantes para obtener los resultados esperados.
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Emel Morales Mails
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